Povinnost fiskální zadržení podle nizozemského práva
Aktualizováno 26. června 2023
Když začnete podnikat v Nizozemsku, budete muset dodržovat všechny nizozemské zákony, které upravují podnikatelské prostředí. Jedním z takových zákonů je tzv. fiskální retenční povinnost. To vám v podstatě říká, že musíte archivovat svou obchodní administrativu na určitý počet let. Proč? Protože to umožňuje nizozemským daňovým úřadům kontrolovat vaši administrativu, kdykoli to uznají za vhodné. Povinnost zadržet daň je zákonná povinnost, která se vztahuje na všechny podnikatele v Nizozemsku. Pokud jste zvyklí pracovat se spíše starými soubory a způsoby archivace vaší správy, může to být docela problém. Je dokonce velká šance, že aniž byste o tom věděli, zadržovací povinnost neplníte.
Fiskální zadržovací povinnost v podstatě uvádí, že všichni podnikatelé v Nizozemsku jsou ze zákona povinni vést správu své společnosti po dobu sedmi let. Upozorňujeme, že pro některé dokumenty platí doba uchování sedm let, pro jiné však deset let. Dokumenty musí být také uloženy způsobem, který umožní inspektorům nizozemských daňových úřadů snadno kontrolovat správu v přiměřené době. V tomto článku nastíníme, co pro vaši společnost znamená fiskální retenční povinnost, jak ji můžete dodržet a na jaká úskalí si dát pozor.
Informace o povinnosti fiskálního zadržování
Jak jsme již vysvětlili výše, všichni nizozemští majitelé podniků mají zákonnou povinnost nabídnout nizozemským daňovým úřadům možnost kontrolovat správu až před sedmi lety. To se týká základních údajů o vašich finančních výdajích a výdělcích, jako je hlavní kniha, vaše skladové hospodářství, pohledávky a závazky, administrativa nákupu a prodeje a mzdová agenda. Takže všechny peníze, které vyjdou a přijdou během jakéhokoli konkrétního fiskálního roku, který běží od 1st ledna do 31st prosince. Je třeba mít na paměti, že to znamená, že každý jednotlivý nizozemský podnikatel musí být schopen ukázat všechna data za posledních sedm (nebo deset) let při namátkové kontrole ze strany finančních úřadů. Náhodný znamená, že mohou přijít neohlášeně, takže obecně musíte být vždy připraveni.
Existuje mnoho možných důvodů pro provedení kontroly, i když někdy k ní dochází pouze jako obecný audit. Finanční úřady mohou jednoduše rozhodnout, že potřebujete pravidelnou kontrolu, abyste se ujistili, že vše děláte v souladu se zákonem a máte aktuální administrativu. Tyto kontroly probíhají náhodně, ale ne příliš často. V ostatních případech je většinou jasný důvod, proč se finanční úřady rozhodnou vás prověřit. Podali jste například přiznání, která jsou finančním úřadům podezřelá. Nebo můžete uvažovat o šetření, které provádí daňový inspektor u některého z vašich dodavatelů, obchodního partnera či jiné zúčastněné třetí strany. Inspektor si poté vyžádá přístup do vaší administrace a zjistí, zda dokáže odhalit chyby nebo nesrovnalosti. Proto účetní a účetní často upozorňují své klienty na to, že je velmi důležité vést dobře navrženou a stručnou administrativu.
Nejen proto, že finanční úřady mohou přijít a ponořit se do vaší administrativy, ale kvůli dalším výhodám přímo pro vás a vaši společnost. Pokud provozujete solidní administrativu, pak vám to poskytuje přehled o vašich finančních číslech. Můžete to trochu vidět paralelně s knihou o domácnostech: sledujete všechny peníze, které přicházejí a odcházejí. To znamená, že přesně víte, kde jsou problémy, například když za aktiva utratíte více, než ve skutečnosti vyděláte. I přesto, že šance, že vám na dveře zaklepe inspektor, nemusí být velká, přesto je rozumné mít administrativu v pořádku. Pro podnikatele je účetnictví také spolehlivým zdrojem čísel pro informovaná rozhodnutí. To znamená, že je snazší se rozhodnout, kdy investovat do něčeho nového, než investovat méně a vydělávat po určitou dobu více peněz. Poskytuje vám celkový přehled ziskovosti vaší společnosti, což je velmi důležité, pokud chcete dosáhnout skutečného úspěchu.
Kdy uplatňujete dobu uchovávání v délce 10 let?
Jak jsme stručně zmínili výše, běžná doba uchovávání je 7 let. V některých případech budou muset podnikatelé uchovávat informace a data o pár let déle, konkrétně 10 let. Jednou ze situací, kdy se tato prodloužená zadržovací povinnost uplatní, je, když vlastníte nebo pronajímáte kancelářskou budovu nebo jiný typ provozovny. Údaje o nemovitém majetku podléhají povinnosti uchovávání po dobu deseti let, takže pokud prostřednictvím své společnosti vlastníte jakýkoli druh majetku, vztahuje se na vás delší doba uchování. Totéž platí, když vaše společnost poskytuje nebo se podílí na poskytování služeb rozhlasového a televizního vysílání, elektronických služeb a/nebo telekomunikačních služeb a také se rozhodla pro tzv. schéma OSS (One-Stop-Shop). Mějte na paměti, že je skutečně zcela možné uzavřít dohody s daňovými úřady o určitých předpisech nebo ujednáních, jako jsou:
- Jak podrobná by měla být administrace
- Způsob, jakým jsou záznamy vedeny
- Uchovávání jiných než základních údajů po kratší dobu
Uchovávejte a případně aktualizujte také registraci času „základních údajů“ pro roční odpočet daně z podnikání. To platí i pro udržení dobré evidence najetých kilometrů. Jeden byste si měli ponechat pro použití svého soukromého vozu k podnikání nebo naopak: když služební vůz používáte pouze k podnikání a nikdy ne soukromě.
Kdo přesně by měl vést administrativu?
Jednou z prvních otázek, které byste si mohli položit, je, kdo je povinen vést administrativu alespoň 7 let? Ve skutečnosti to musí udělat každý majitel firmy. Nezáleží na tom, jak velký nebo malý je váš podnik: povinnost spočívá na každém nizozemském podnikateli. Nemusíte pouze vést administrativu, ale i administrativu je třeba vést tak, aby ji finanční úřady mohly kontrolovat. Existují tedy určitá pravidla a předpisy, což znamená, že vaše správa musí být řádná podle nizozemského práva. Tuto administrativu potřebujete ke správnému podání přiznání k DPH a prohlášení o intrakomunitárních plněních (ICP), ale také k tomu, abyste mohli řádně podnikat. Obecně to znamená, že musíte uschovat všechny originály dokumentů, takže je budete moci ukázat daňovému inspektorovi, když bude provádět kontrolu.
Kdo je osvobozen od vedení kompletní evidence DPH?
Někteří podnikatelé nemusí vést kompletní evidenci DPH:
- Podnikatelé, kteří pouze dodávají zboží nebo služby osvobozené od DPH
- Právnické osoby, které nejsou podnikateli, ale mají DIČ
Další administrativní povinnosti
Vlastníte firmu, která obchoduje s maržovým zbožím? Pak se na vás vztahují další administrativní povinnosti. Co je maržové zboží? Maržové zboží je obecně použité (použité) zboží, které jste zakoupili bez placení DPH. Za maržové zboží lze za určitých podmínek považovat i následující položky:
- Umění
- Starožitnosti
- Sběratelské předměty, které nakupujete nebo dovážíte s DPH.
Co spadá do kategorie použité zboží?
Použité zboží je veškeré zboží, které můžete znovu použít, ať už po opravě nebo ne. Upozorňujeme, že veškeré zboží, které zakoupíte od soukromé osoby, je vždy zboží použité, i když nebylo nikdy použito. Mezi použité zboží patří i zboží, které bylo vyšlechtěno ve vlastní režii nebo jako v případě koní. Když obchodujete s maržovým zbožím, musíte vést záznamy. Důvodem je skutečnost, že obchod s maržovým zbožím podléhá obecným administrativním povinnostem. Kromě toho platí jiná pravidla pro vaši správu maržového zboží. Nákup a prodej maržového zboží je samozřejmě nutné vést ve vaší evidenci. U tohoto zboží existují dva různé způsoby, jak toho dosáhnout:
- Vypočítáte DPH za jednotlivé zboží a ve své administraci budete sledovat nákupy a prodeje za položku. Finanční úřady tomu říkají individuální metoda.
- Vypočítáte DPH z celkové ziskové marže v období přiznání. Říkáme tomu globalizační metoda.
Na oba způsoby se vztahují další administrativní povinnosti. Jakou metodu tedy používáte? Na tuto otázku lze odpovědět konstatováním, že záleží na druhu zboží, kterou metodu smíte použít. Metoda globalizace je povinná pro následující zboží:
- Dopravní prostředky, jako jsou auta, motocykly, jízdní kola, mopedy a karavany
- Oblečení
- Nábytek
- Knihy a časopisy
- Foto, film a video vybavení
- Videokazety, DVD, hudební kazety, CD, LP atd.
- Hudební nástroje
- Domácí přístroje
- Elektrické spotřebiče
- Domácí mazlíčci
- Umění, starožitnosti a sběratelské předměty (za určitých podmínek, jak již bylo zmíněno)
Metoda globalizace je povinná i pro díly, příslušenství a zásoby použité v tomto zboží, protože tvoří nedílnou součást samotného maržového zboží. Takže i když na své ojeté auto namontujete novou výfukovou trubku, bude součástí maržového zboží (auto).
Zboží, které není kvalifikováno jako maržové zboží
Obchodujete s jiným zbožím než maržovým? Znamená to, že vaše zboží nesplňuje podmínky pro použití? Pak je třeba použít individuální metodu, na rozdíl od metody globalizace. Metoda globalizace umožňuje kompenzovat záporné ziskové marže proti kladným ziskovým maržím. To však u jednotlivých metod není povoleno. V každém případě je zcela možné požádat nizozemské daňové úřady o změnu metod, kdykoli si myslíte, že to bude pro vás to pravé. Pouze v případě, že jste dražebníkem nebo zprostředkovatelem jednajícím za vás jako dražitele, nemůžete použít metodu globalizace. To může být způsobeno tím, že dražebník funguje jako prostředník mezi kupujícími a prodávajícími a nemůže být tedy považován za vlastníka věci. Maržové zboží můžete také prodávat s DPH. Můžete se skutečně rozhodnout prodávat maržové zboží s DPH. Co musíte udělat, si můžete přečíst ve své administraci pod Administrativní důsledky při prodeji v rámci běžného režimu DPH.
Přesné dokumenty, které musíte uchovávat po určitou dobu
Jak jsme již uvedli, musíte uchovávat všechny základní údaje o správě vaší společnosti po dobu 7 let, aby finanční úřady mohly údaje zkontrolovat. Období 7 let začíná uplynutím aktuální hodnoty jakéhokoli zboží nebo služby. Abychom mohli vysvětlit, co v této souvislosti znamená „aktuální“, můžeme použít příklad smlouvy o pronájmu automobilu. Představte si, že si pronajmete auto na dobu 3 let. Dokud je smlouva aktivní, zboží nebo služba jsou považovány za aktuální. S ukončením smlouvy se však zboží nebo služba v daný okamžik již nepoužívá, a proto se kvalifikují jako prošlé. Totéž platí pro situaci, kdy provedete závěrečnou platbu, abyste něco splatili. Od tohoto okamžiku musíte údaje týkající se tohoto zboží nebo služby uchovávat po dobu 7 po sobě jdoucích let, protože od tohoto okamžiku skutečně začíná období uchování. Samozřejmě byste rádi věděli, jaké dokumenty a jaká data budete potřebovat archivovat. Základní údaje se obecně skládají z:
- Hlavní kniha
- Skladová správa
- Administrativa nákupu a prodeje
- Správa pohledávek a závazků
- Vedení mzdové agendy
Kromě výše uvedených základních údajů je třeba počítat s tím, že musíte uchovávat i všechna kmenová data. Kmenová data se týkají předmětů, jako jsou informace o vašich dlužnících a věřitelích a soubory článků. Vezměte prosím na vědomí, že všechny mutace v kmenových datech musí být následně dohledatelné.
Správný způsob ukládání faktur
Důležitou součástí povinnosti uchovávání je konkrétní způsob, jakým jsou data přijímána a uchovávána. Podle právních ustanovení týkajících se tohoto konkrétního předmětu musíte vést knihy, dokumenty a nosiče dat, které jsou důležité pro zdanění, přesně stejným způsobem, jakým jste je obdrželi. Tedy v původním stavu, což znamená primární záznam zdrojových dat. To znamená, že digitálně přijatý dokument musí být také uložen digitálně, což se na začátku může zdát neintuitivní, protože fyzické ukládání dat bylo tak dlouho standardem. Toto již neplatí. Například nabídka nebo faktura, kterou obdržíte e-mailem, musí být uložena jako digitální soubor, protože původní způsob, jakým jste je obdrželi, je digitální. Podle pravidel zádržné povinnosti můžete tuto nabídku nebo fakturu uložit pouze digitálně.
Další věc, kterou byste měli udělat, je uložit zdroj přijatého souboru vedle digitálního ukládání každého digitálního souboru. Samotné uložení faktury nestačí, protože finanční úřady po vás chtějí, abyste mohli prokázat, že faktura po obdržení nebyla vámi ručně upravena. Uvědomíte si to tak, že uložíte nejen samotnou fakturu, ale také e-mail, ve kterém byla faktura připojena. To umožňuje inspektorovi vidět, že faktura, kterou jste uložili jako soubor PDF nebo Word, je skutečně stejná jako ta, která byla původně přijata e-mailem. Data v informačním systému, tzv. odvozená data, musí být zpětně dohledatelná ke zdrojovým datům. Tento audit trail je důležitou podmínkou při digitálním ukládání administrace. Můžete také požádat své zákazníky o identifikaci. Co se ale podle pravidel GDPR nesmí, je, že se tato forma identifikace zkopíruje a například uloží do administrace. To je povoleno pouze v případech, kdy je to povinné, například když najímáte zaměstnance nebo když lidé potřebují prokázat svou totožnost, aby se stali předplatiteli (některých) služeb, které nabízíte.
Správný způsob vedení fyzické administrativy
Fakturu nebo jiný dokument, který obdržíte poštou na papíře a který je nutné uschovat, můžete skutečně digitalizovat a digitálně uložit podle finančních úřadů. V podstatě tedy nahradíte zdrojový soubor, kterým je faktura na papíře, digitálním souborem. Tomu se říká konverze. Mějte však na paměti, že v tomto scénáři je také nutné uchovat původní soubor, jak jsme uvedli výše, po dobu právní závaznosti. Při digitalizaci existuje několik důležitých faktorů, o kterých byste měli být informováni. Majitelé firem často digitalizují skenováním faktur, pořizováním fotografií dokumentů nebo tím, že mají digitalizační nástroj propojený s jejich účetním programem, který se také nazývá „skenovat a rozpoznat“. Pouze tímto posledním způsobem digitalizace je možné faktury nejen snadněji, ale i podle správného postupu digitalizovat.
V brožuře o zadržovací povinnosti nizozemské daňové úřady odkazují na podmínky, které musí konverze splňovat. Zde je důležité, aby nedošlo ke ztrátě ochranných prvků původního dokumentu. To znamená, že papírové faktury uchováváte vždy fyzicky (v papírové podobě) po dobu sedmi let. Zejména stvrzenky vyplacené v hotovosti jsou pro finanční úřady obtížně kontrolovatelné na pravost. Na druhou stranu existují i příklady účetních firem, které se o tom dohodly s finančními úřady. Kanceláře například hromadně dostaly povolení pro všechny své zákazníky ukládat fyzické faktury digitálně, takže už nemusí nic uchovávat na papíře. Je moudré, abyste jako podnikatel prozkoumali své možnosti a případně si promluvili s finančními úřady o svých konkrétních přáních. Často jsou ochotni být flexibilní a určitými způsoby vám pomoci, pokud vše udržujete čisté, transparentní a legální.
Správný způsob ukládání digitálních dat
Existuje několik způsobů, jak správně uložit digitální data. Nejdůležitější podmínkou je samozřejmě uchování dat po dobu 7 (resp. 10) let. Ukládáte všechna svá data a pracujete na vlastním serveru? Potom nizozemské fiskální zákony nařizují, že musíte mít dobrý postup zálohování a zároveň musíte tyto zálohy provádět důsledně. Kromě toho musí být tyto zálohy uloženy na jiném místě, než kde se nachází digitální správa. K tomuto účelu můžete použít například externí pevný disk. Je také povoleno a možné zvolit si cloudové řešení pro ukládání vašich dat. Věděli jste, že cloudový účetní software má mnoho výhod, například následující:
- Vy a váš účetní nebo účetní máte přístup k datům z jakéhokoli zařízení
- Vaše data jsou uchovávána v bezpečí a nemohou být ztracena nebo poškozena, pokud dojde k selhání počítače nebo jiného zařízení
- Můžete se informovat a řídit svou společnost na základě skutečných aktuálních dat
- S účetním softwarem můžete také propojit další programy
Když budete mít na paměti tato pravidla, máte jistotu, že svou digitální správu uložíte správným způsobem. Níže nastíníme některé další zajímavé detaily týkající se digitální správy.
Zvláštní podmínky a požadavky týkající se digitálního ukládání souborů a dat
Máte uložená data na staromódním zařízení? Povinnost uchovávání také znamená, že uchovávané údaje musí být přístupné. Takže budete muset mít přístup k původnímu souboru a otevřít jej. To znamená, že například staré zařízení, které umožňuje přístup k datům, musí být zachováno, pokud lze určité digitální soubory nahlížet pouze tímto způsobem. Můžete si vzpomenout na stará paměťová média, jako je stará disketa nebo starší verze systému Windows. Většina účetních balíčků navíc finančně podporuje tzv. auditní spis. Auditní spis je výňatek z hlavní knihy. Upozorňujeme však, že nestačí vést pouze auditní spis, protože neobsahuje všechny administrativní záznamy. Navíc mějte na paměti všechny elektronické komunikační prostředky, jako je kalendář, aplikace a SMS. Všechny zprávy prostřednictvím e-mailu, WhatsApp, SMS a dokonce i Facebooku by měly být zachovány, pokud jsou považovány za spadající do kategorie „obchodní komunikace“. V případě kontroly musí být tyto informace zpřístupněny ve formě požadované inspektorem. Toto pravidlo platí i pro vedení digitální agendy.
Více o převodu papírového souboru na digitální nebo paměťové médium
Za určitých podmínek můžete přenášet data z jednoho paměťového média na druhé. Například skenování papírového dokumentu nebo obsahu disku CD-ROM na USB flash disk. K tomu samozřejmě existují určité podmínky, které jsou následující:
- Převod je proveden správně a úplně
- Převedená data jsou k dispozici po celou dobu uchovávání
- Jste schopni reprodukovat data a učinit je čitelnými a kontrolovatelnými v přiměřené době
Pokud se vám to podaří realizovat, nebudete již povinni uchovávat papírové doklady. Pokud se vám tedy podaří splnit zmiňované podmínky, nemusíte si již původní doklad uchovávat. To vám ušetří čas a prostor, protože již nebudete potřebovat fyzickou správu. Takže v podstatě digitální verze nahradí originál. Konverze je v zásadě možná pro všechny dokumenty, s výjimkou:
- Rozvaha
- Výkaz aktiv a pasiv
- Některé celní doklady.
Bez fyzické administrativy můžete skutečně ušetřit spoustu kancelářského prostoru a spoustu práce navíc. Už žádné hledání ve starých archivech nebo botníky v nacpaných skříních. Když se podíváte na digitální vývoj za posledních 10 až 20 let, je moudré udělat krok k plně digitální správě. Je téměř nemožné někdy ztratit soubor, který je uložen digitálně, zvláště když používáte cloudové řešení. Také je mnohem jednodušší a rychlejší vytvářet smyčky digitálních souborů. Pomozte také svému účetnímu. Občas si promluvte se svým účetním a pokuste se nastavit administraci tak, abyste dodrželi zákonnou povinnost uchování. Online účetní programy poskytují nejen lépe kontrolovatelnou administrativu. Dobré online účetní programy s dobře hlídanými firewally a bezpečnými klíči automaticky ukládají vaši administraci do cloudu. Můžete to vidět jako digitální trezor na bezpečném místě, ke kterému nemá nikdo jiný přístup kromě vás a vašeho účetního. Nebo: finanční úřady, když vám inspektor musí zkontrolovat účetní knihy.
Intercompany Solutions vás může dále informovat o povinnosti fiskální zadržení
Jak vidíte, s povinností fiskální retence je spojeno poměrně hodně. Je moudré být vždy informován o nejnovější legislativě týkající se daného tématu, abyste jako podnikatel věděli, že jednáte v souladu se všemi platnými nizozemskými zákony. O tom, stejně jako o všech možnostech, jak tento zákon řádně a bezpečně dodržovat, by vás měl skutečně informovat váš účetní. Pokud nemáte účetního a nevíte, jak vyhovět, nebo jste možná právě začali podnikat a jste v těchto tématech nováčci: ve všech těchto případech se můžete kdykoli obrátit na Intercompany Solutions. Můžeme vám poskytnout rozsáhlé finanční a fiskální poradenství, včetně toho, jak nejlépe vést řádnou administrativu. Můžeme také nabídnout podporu a poradenství, pokud jde o placení daní a sestavení vašeho ročního daňového přiznání. Pro více informací nás neváhejte kontaktovat přímo.
Zdroje:
