Role nizozemských notářů při zakládání podniků

Intercompany Solutions pomáhá podnikatelům z celého světa se zakládáním nizozemských společností. Vzhledem k tomu, že nejčastěji preferovanou možností je nizozemská obchodní společnost (BV), většinou spolupracujeme s notáři. Notář je osoba, která zakládá vaši společnost před její registrací u Nizozemské obchodní komory. V tomto článku podrobně vysvětlíme, proč budete potřebovat notáře, pokud chcete založit nizozemskou obchodní společnost (BV), co notář vlastně dělá a jak se formuje naše role v celém procesu zakládání firmy.

Protože se staráme i o různé doplňkové služby pro zahraniční podnikatele s nizozemskou firmou, máme širokou síť vynikajících notářů, ze kterých můžete těžit. Díky našim odborným znalostem bude vaše nizozemská společnost založena během několika pracovních dnů. To vám umožní zahájit podnikání téměř okamžitě. Chcete se dozvědět více o tom, co pro vás můžeme udělat? Nebo byste chtěli obdržet osobní cenovou nabídku? Pak nás neváhejte kontaktovat pomocí tlačítka níže.

Shrnutí: Zatímco mnoho zemí umožňuje čistě digitální registraci podniků, nizozemské právo nařizuje zapojení notáře pro všechny obchodní společnosti, aby se zabránilo podvodům a zajistila transparentnost podniků. Notář je zodpovědný za sepsání Zakládací listina, ověřování totožnosti všech zúčastněných stran a zajištění toho, aby společnost Stanovy dodržovat nizozemské občanské právo. Tento proces vytváří pro vaši firmu status „důvěryhodné“, což je nezbytné pro otevírání bankovních účtů a navazování partnerství v rámci EU.

Odpovědnost notáře	Proč na vás záleží
Ověření totožnosti	Zabraňuje krádeži identity a zajišťuje právní způsobilost
Návrhy článků	Vytváří „pravidla“ pro hlasování, akcie a ředitele
Registrace UBO	Dodržování zákonů EU o boji proti praní špinavých peněz (AML)
Podání KvK	Formálně zapíše firmu do obchodního rejstříku
Právní rada	Zajišťuje, abyste rozuměli svým povinnostem a závazkům jakožto ředitele

Pokud přijíždíte z jiné země, abyste si zde založili firmu, může se vám zpočátku zdát láska Holanďanů k notářům trochu neobvyklá. V některých místech je založení společnosti převážně administrativní úkol. V podstatě vyplníte formulář online, zaplatíte poplatek a jste připraveni. V Nizozemsku to u některých typů podniků funguje trochu jinak, jako je například nizozemská BV (Besloten Vennootschap), která je ekvivalentem společnosti s ručením omezeným. BV je oficiální právní forma, protože chrání váš osobní majetek, umožňuje flexibilní vlastnictví akcií a poskytuje vám profesionální zastoupení na trhu EU. Z tohoto důvodu nizozemské právo vyžaduje, aby se na jejím založení podílel notář. Notář nejen orazítkuje dokumenty, ale ve skutečnosti funguje jako právní záruka. Jeho úkolem je zajistit, aby vaše společnost byla správně založena, aby všichni rozuměli tomu, co podepisují, a aby byly dodržovány národní zákony týkající se vlastnictví, transparentnosti a správy a řízení společností.

Pro zahraniční podnikatele je tato role zpočátku často matoucí. Možná se ptáte sami sebe: „Proč potřebuji notáře jen k zahájení podnikání?“. Ale po absolvování celého procesu si to většina zakladatelů opravdu váží. Získáte společnost, která je od prvního dne právně bezproblémová a má jasná pravidla týkající se věcí, jako jsou akcie a rozhodování. V tomto článku vás tedy provedeme tím, co nizozemští notáři pro vaši obchodní firmu vlastně dělají. Zabýváme se také otázkami, proč je zákon vyžaduje a jak spolupráce s notářem usnadňuje založení vaší firmy, zvyšuje její bezpečnost a důvěryhodnost ze strany institucí, jako je vláda, banky a partneři. Pokud se chcete neomezit jen na pouhou registraci a místo toho vybudovat společnost s řádným právním zázemím, notář je vaším průvodcem.

Co vlastně dělá nizozemský notář

Notář má tedy ve skutečnosti spoustu úkolů. Většina lidí se obvykle obrací na notáře, když chtějí koupit nemovitost nebo sepsat závěť. Některé typy podnikání však také vyžadují založení notáře, protože tyto typy podnikání jsou považovány za samostatné subjekty. To také vytváří omezenou osobní odpovědnost, která je s obchodním registrem spojena. Stručně řečeno, hlavním úkolem notáře je připravit a sepsat notářskou listinu o založení společnosti, která je obdobou rodného listu vaší obchodní společnosti. Tento dokument obsahuje dvě velmi důležité části:

• Všechny podrobnosti o zakladatelích a ředitelích
• Stanovy společnosti, které stanoví pravidla pro fungování BV

Notář vždy ověří vaši totožnost a poté ověří, zda jste skutečně oprávněni jednat jménem všech zúčastněných zahraničních společností, a také potvrdí, že všechna strukturální rozhodnutí mají právný smysl. Poté předloží obchodní zastoupení Obchodní komoře (KvK) k oficiální registraci a zajistí, aby vaše společnost obdržela číslo KvK a v případě potřeby žádost o registraci k DPH. Velká část práce notáře je v podstatě prevence podvodů. Nizozemskí notáři jsou dále povinni provádět kontroly due diligence, včetně získávání informací, které pomáhají dosáhnout transparentnosti vlastnictví pro ověření konečného majitele (UBO), kontrol proti praní špinavých peněz a kontroly celkové legality vašich obchodních aktivit. To chrání vás i vaše budoucí klienty, protože nizozemské obchodní zastoupení je důvěryhodné, protože notář se ujistil, že nebylo vytvořeno z pochybných důvodů. Další užitečnou rolí notářů je překlad a vysvětlování. Pokud se vám nizozemské právo nebo terminologie zdají být obtížně srozumitelné, notář vás může vším provést v angličtině. Chce se ujistit, že plně rozumíte společnosti, kterou se chystáte vlastnit. Tato jasnost pomáhá předcházet budoucím nedorozuměním mezi akcionáři nebo řediteli.

Proč potřebujete notáře k založení nizozemské BV

Takže tady je velká otázka: proč vlastně potřebujete notáře k založení obchodní společnosti (BV)? Stručná odpověď: nizozemská vláda chce, aby BV byly brány vážně. Nizozemská BV může vlastnit aktiva, podepisovat smlouvy, najímat zaměstnance a dokonce získávat investice. A pokud společnost zkrachuje, akcionáři obvykle chrání svůj soukromý majetek. To je silné. Z tohoto důvodu zákon říká, že BV musí být založena notářskou listinou, takže neexistují žádné zkratky. Notář kontroluje, zda všichni zúčastnění skutečně rozumí tomu, co podepisují. A nejedná se jen o podpis, ale o souhlas. Ověřuje, kdo vlastní které akcie, kdo může činit rozhodnutí a jak budou problémy později řešeny. Představte si notáře jako rozhodčího, který zajišťuje, aby hra začala spravedlivě.

Existuje však několik typů podnikání, které si můžete založit bez notáře. Například společnost s živnostníkem nebo VOF. Jsou jednodušší, ale ztrácíte jistotu omezeného ručení. Většina mezinárodních podnikatelů se tomuto riziku nechce vyhnout. Pokud tedy chcete využít výhod registrovaného obchodního partnera, notář je jednoduše součástí balíčku. Ale upřímně? Je uklidňující nechat si právního experta vše dvakrát zkontrolovat, než vaše společnost začne fungovat.

Notář také zařizuje věci, jako je základní kapitál, struktura akcionářů a stanovy společnosti.

Když notář sepisuje stanovy společnosti, v podstatě vám pomáhá sepsat pravidla vaší společnosti. Není to nějaký zaprášený, nudný dokument, který bude věčně ležet v šuplíku. Formuje to, jak vaše firemní identita skutečně funguje v reálném životě. Například:

• Jak se vydávají nové akcie?
• Kdo může být ředitelem a co může dělat sám?
• Jak hlasují akcionáři a jaký typ otázky vyžaduje jednomyslné rozhodnutí?
• Mohou být akcie volně prodávány, nebo mají ostatní přednostní právo na jejich nákup?

Tato pravidla jsou později velmi důležitá. Představte si, že začínáte s důvěryhodným partnerem, ale o pár let později se někdo chce z firmy odejít a prodat své akcie cizímu člověku. Pokud vás společenská smlouva nechrání, tento cizinec by se mohl náhle posadit k vašemu stolu a rozhodovat o vaší společnosti. Notáři také pomáhají převést vaši obchodní vizi do něčeho solidního: plány růstu, možnosti pro investory a dokonce i flexibilitu pro budoucí expanzi. Naslouchají tomu, co chcete, a pak to převedou do právního jazyka, který skutečně funguje. Je to trochu jako říkat krejčímu, jak chcete, aby vám padl oblek. Notář stříhá a sešije oblek tak, aby odpovídal vašim profesním cílům.

Registrace konečného skutečného majitele (UBO)

Každá nizozemská obchodní společnost (BV) musí zaregistrovat své konečné skutečné vlastníky (často zkráceně UBO). Může to znít složitě, ale jednoduše to znamená: kdo jsou lidé, kteří ve skutečnosti vlastní nebo ovládají vaši společnost v zákulisí? Vláda nechce anonymní společnosti, u kterých nelze zjistit, kdo je ve vedení. Takto se daří přežívat podvodům a praní špinavých peněz. Během procesu zakládání tedy notář ověří a zaregistruje skutečné skutečné vlastníky (BBO). Pokud akcionář vlastní 25 % nebo více akcií nebo má 25 % nebo více hlasovacích práv, musí být zaznamenán jako BBO. Pokud tuto hranici nikdo nepřekročí, notář se podívá na to, kdo má skutečný vliv. Zahraniční podnikatelé někdy považují tento krok za překvapivý a komplikovaný, nebo možná dokonce zbytečný. Obávají se, že věci, jako jsou jejich osobní údaje, budou vystaveny celému světu. Ve skutečnosti jsou však na webových stránkách Obchodní komory veřejně viditelné pouze omezené informace. Opravdu citlivé informace jsou stále skryty v zabezpečených vládních systémech. 

Banky, daňové úřady a některé profese v oblasti compliance mohou tyto systémy nahlížet, ale náhodní lidé na ulici se nemohou prohrabávat vašimi údaji. Úlohou notáře je zde udržovat vše konzistentní a právně správné. Zkoumá pasy, doklady o adrese, firemní dokumenty, pokud se jedná o zahraniční společnost, a potvrzuje vlastnický řetězec. Pokud chce někdo skrýt vlastnictví, notář zastavení registrace zastaví, jak je ze zákona povinen. Upozorňujeme, že tato transparentnost ve skutečnosti chrání i vás. Když podnikáte v Nizozemsku, partneři a banky si tímto způsobem mohou být jisti, že vaše obchodní společnost je legitimní a důvěryhodná. Je to silný signál, který říká: „Nic podezřelého se zde neděje, jen skutečné podnikání.“ Bez notáře, který by tuto část koordinoval, by byl proces registrace konečného obchodního zástupce (UBO) mnohem matoucí. Pro ně je to jen další zaškrtnuté políčko na cestě k založení vaší společnosti.

Informace, které jsou obzvláště důležité pro zahraniční zakladatele

Pro mezinárodní podnikatele je tu velká výhoda: abyste si založili obchodní společnost (BV), nemusíte cestovat do Nizozemska. Notáři se přizpůsobili globálnímu obchodnímu světu. Dnes se mnoho zakládání společností provádí na dálku prostřednictvím video identifikace, apostilovaných dokumentů nebo plné moci. Například my pracujeme na základě plné moci, takže vy nemusíte cestovat do Nizozemska, abyste si založili firmu. To znamená, že můžete sedět doma, zatímco je vaše BV oficiálně založena v Evropě. Jak to tedy přesně funguje? Nejprve notář ověří vaši totožnost prostřednictvím zabezpečené digitální platformy nebo pomocí ověřených kopií vašeho pasu. Pokud je akcionářem společnost, nikoli soukromá osoba, musíte poskytnout firemní dokumenty (jako jsou zakladatelské listiny nebo výpis z rejstříku) s apostilou. Notář vše zkontroluje, připraví notářský zápis a buď naplánuje video podpis, nebo podepíše vaším jménem pomocí plné moci, kterou jste podepsali dříve, což je ve skutečnosti velmi efektivní.

Tato flexibilita je obzvláště užitečná, když více zakladatelů žije v různých zemích. Místo nutnosti koordinovat mezinárodní cestování a další složité úkony, všichni podepisují pouze digitálně. Časová pásma se tak stávají jedinou menší výzvou. A jakmile je obchodní společnost zaregistrována u Obchodní komory, můžete okamžitě požádat o firemní bankovní účet a DIČ a zahájit činnost, ještě než vůbec vkročíte do země. Notář v podstatě jedná jako váš zástupce v rámci právního systému. Zajistí, aby byla dodržována nizozemská pravidla, a vy se přitom cítili pohodlně, ať jste kdekoli. To je jeden z důvodů, proč je Nizozemsko považováno za tak přátelské místo pro přeshraniční podnikání. Získáte plně legální společnost v EU bez stresu z rezervace letenek nebo osobního navigování po místních kancelářích.

Možné změny během existence společnosti a co pro vás mohou notáři udělat

Mnoho zahraničních podnikatelů si myslí, že práce notáře končí okamžikem, kdy je obchodní společnost (BV) zaregistrována. Podepsání listiny, vydání dokumentů Obchodní komorou… práce hotová, že? Ne tak docela. BV je flexibilní struktura. Roste, mění majitele, přidává nové ředitele a upravuje svá pravidla a mnoho z těchto změn vyžaduje opětovný zápis notáře. Představte si notáře jako oficiálního „strážce“ struktury BV. Kdykoli se změní právní struktura, notář zajistí, aby byla řádně zaznamenána. Pokud například chcete přivést investora, můžete vydat nové akcie. To vyžaduje notářský zápis. Nebo pokud chce jeden akcionář odejít, notář převede jeho akcie na nového majitele a správně je zaregistruje. Možná vaše společnost rychle roste a původní stanovy jsou nyní příliš omezující: žádný problém, notář je může upravit, abyste měli větší flexibilitu. 

I něco tak jednoduchého, jako je jmenování nového generálního ředitele nebo jeho odvolání, musí být pečlivě zaregistrováno. Nejedná se o byrokracii jen kvůli papírování. Chrání to stabilitu a reputaci společnosti. Banky, dodavatelé a obchodní partneři chtějí vědět, že oficiální záznamy vaší BV odpovídají skutečnosti. Pokud později dojde ke sporu mezi akcionáři, notářské dokumenty se stanou jasným záznamem o tom, co se stalo a kdy. Takže, jednoduše řečeno, vaše BV se bude vyvíjet a notář je tu proto, aby se ujistil, že tyto změny budou vždy bezpečné, legální a uznávány všemi, kteří potřebují důvěřovat vaší firmě.

Náklady, časové harmonogramy a praktická očekávání

Najmutí notáře samozřejmě stojí peníze. Dobrou zprávou ale je, že založení obchodní společnosti (BV) v Nizozemsku se v posledním desetiletí stalo mnohem dostupnějším. Minimální základní kapitál býval 18 000 EUR. Nyní? Můžete začít s 1 EUR, pokud chcete. Většina nákladů se nyní vztahuje k času a odbornosti notáře. Ceny se liší v závislosti na složitosti. U jednoduché BV s jedním akcionářem je cena obvykle nižší. Pokud je zapojeno několik zahraničních společností nebo pokud chcete strukturu na míru, počítejte s o něco vyšší cenou. Ať tak či onak, ve srovnání s právní ochranou a důvěrou, kterou získáte, je to dobrá hodnota. Načasování je také poměrně rychlé. Jakmile jsou všechny osobní a firemní dokumenty připraveny, lze BV často založit během několika pracovních dnů. 

Vzdálená identifikace může trochu prodloužit dobu, ale stále se nejedná o dlouhý proces. K největším zpožděním dochází, když zakladatelé příliš dlouho čekají s poskytnutím dokumentů, jako jsou skeny pasů nebo apostilované dokumenty. Mít vše připravené předem celou cestu urychluje. Ještě jedno očekávání: notáři jsou důkladní. Někdy se od vás mohou požádat o dokumenty nebo vysvětlení, která byste mohli shledat zbytečnými. Nezapomeňte však, že notáři jsou zodpovědní za prevenci podvodů a zajištění dodržování nizozemského a unijního práva. Pokud se tedy ptají, je to proto, aby chránili vás a legitimitu vašeho nového registrovaného obchodního partnera. Trocha trpělivosti během formalit se hodně povede.

Jak Intercompany Solutions může pro vás hladce zkoordinovat celý notářský proces

Získání registračního čísla je pouze součástí založení nizozemské obchodní společnosti (BV). Musíte také vybudovat obchodní strukturu, která vás ochrání, pomůže vám expandovat a umožní vám podnikat na seriózním trhu. Nizozemští notáři jsou v tom velmi důležití. Od samého začátku dbají na to, aby bylo vše v pořádku: vaše vlastnictví, vaše obchodní standardy a váš právní základ. Pomáhají zastavit podvody, jasněji rozhodovat, prokazovat transparentnost a proměňovat vaše nápady ve strukturu, které mohou banky a další důvěřovat. BV by bez notářské pomoci nebyla tak důvěryhodná ani právně bezpečná. V tomto článku jste viděli, jak notář řídí celý proces zakládání firmy: kontrolu dokumentů, sepsání notářského zápisu, vypracování stanov, podání registrací u KvK a zajištění přesného zaznamenání informací o konečném majiteli firmy (UBO). 

A nezmizí ani po založení společnosti; jsou to oni, kteří vám pomohou, když se ve vaší firmě později něco změní. Přicházejí noví investoři? Posouvají se akcie? Přicházejí nebo odcházejí ředitelé? Mění se zákony, aby se věci mohly rozvíjet? Notář zajišťuje, aby tyto úpravy byly legální a oficiální. Vy se můžete soustředit na své podnikání, zatímco rámec, na kterém stojí, zůstává pevný. Notář není pro mezinárodní zakladatele problémem; je vaším místním spojencem. Nemusíte jezdit do Nizozemska, chodit do vládních budov ani si systém sami řešit. Celý systém si můžete nastavit odkudkoli na světě pomocí vzdáleného ověřování, video podpisu, ověřených dokumentů a plných mocí. Nizozemská BV může být tisíce kilometrů od vašeho domova, ale s vhodnou pomocí se tak nebudete cítit.

A zde přicházíme na řadu my. Pomohli jsme již mnoha majitelům firem z celého světa rychle a správně založit jejich nizozemskou obchodní společnost (BV). Pomáháme s každým krokem notářského procesu, od získání potřebných dokumentů až po naplánování identifikace, přípravu informací o akcionářích, koordinaci podpisů, v případě potřeby zajištění překladu a zaslání všeho Obchodní komoře. Náš tým přesně ví, co notáři potřebují a jak zajistit hladký průběh, abyste se nemuseli potýkat se zpožděním nebo spoustou papírování. I nadále pomáháme s praktickými věcmi, jako je žádost o DIČ, daňová úleva a průběžné dodržování předpisů, aby vaše podnikání zůstalo zdravé a respektované i po založení BV. Získáte holandskou obchodní strukturu, která funguje, bez stresu nebo zmatků ohledně zákona. Pomůžeme vám v každém kroku, pokud jste připraveni proměnit své sny ve skutečný, fungující podnik v Nizozemsku. Notář se postará o právní stránku a my se ujistíme, že vše proběhne dobře. Vy přijdete s nápadem a my vám pomůžeme vytvořit solidní holandskou základnu.

Mnoho služeb, které vám můžeme nabídnout

Intercompany Solutions pomohla stovkám zahraničních podnikatelů z více než 50 různých národností. Našimi klienty jsou malé jednočlenné startupy až po nadnárodní korporace a vše mezi tím. Naše procesy jsou zaměřeny na zahraniční podnikatele, a proto známe nejpraktičtější způsoby, jak vám pomoci s registrací vaší společnosti. Můžeme vám pomoci s kompletním balíčkem registrace společnosti v Nizozemsku, a to buď sami, nebo prostřednictvím důvěryhodných a profesionálních partnerů, se kterými úzce spolupracujeme:

• Založení společnosti v Nizozemsku
• Žádost o DIČ nebo EORI číslo
• Žádost o zahraniční DIČ
• Pomoc při spuštění
• Účetní služby
• Administrativní služby
• Sekretářské služby
• Právní pomoc
• Správa mezd
• Daňové služby
• Výnosy z OSS
• Prohlášení o transakcích uvnitř Společenství (ICP)
• Získání licence podle článku 23
• Získání elektronického čtení pro vaši společnost
• Získávání nebo rušení G-účtů
• Převod akcií
• Uzavírání nizozemských společností
• Obecné obchodní rady

Neustále zlepšujeme naše standardy kvality, abychom neustále poskytovali dokonalé služby.

Jak Intercompany Solutions vám může pomoci se všemi daňovými záležitostmi

Chtěli byste založit nizozemskou obchodní společnost (BV)? Nebo byste chtěli rozšířit své stávající zahraniční podnikání do Nizozemska, například prostřednictvím holdingové struktury? Pak jsme vždy připraveni vám pomoci. Pomohli jsme již tisícům cizinců, aby mohli rozšířit své aktivity do zahraničí a generovat tak větší příjmy a úspěch. Můžeme vám také pomoci s dalšími službami, jako jsou ty, které jsme již zmínili výše. Naše služby jsou speciálně zaměřeny na cizince, kteří si zde chtějí založit obchodní zastoupení. Zavolejte nám, pokud byste se chtěli dozvědět více o tom, co vám můžeme nabídnout a jaké možnosti máte k dispozici.