Časté chyby, kterých se můžete jako zahraniční podnikatel dopustit při zakládání firmy v Nizozemsku

At Intercompany SolutionsChceme zajistit, aby každý zahraniční podnikatel měl příležitost solidně začít podnikat v Nizozemsku. Proto jsme v uplynulém desetiletí pomohli tisícům podnikatelů se založením různých podniků, od malých, unikátních startupů až po velké mezinárodní korporace, které si přály rozšířit svou obchodní přítomnost do Nizozemska. To nám také umožnilo vybudovat si solidní síť profesionálů v oboru, kteří nám i vám mohou pomoci mnoha různými způsoby, když se naše oblast odbornosti protne s jejich.

Pokud byste chtěli začít podnikat v jiné zemi, konkrétně v Nizozemsku, důrazně vám doporučujeme najmout si odborníka na toto téma, který se ujistí, že vše bude provedeno a zvládnuto správně. Například možná neznáte všechny platné zákony a předpisy v Nizozemsku, které upravují korporátní, daňové a právní záležitosti. Se správnou pomocí si však zajistíte, že vaše podnikání bude správně založeno, že budete dodržovat všechny zákony, a proto můžete poměrně rychle dosáhnout významného úspěchu. Náš specializovaný a znalý tým je vždy připraven vám pomoci s jakýmikoli dotazy, které byste mohli mít. Zavolejte nám a dejte nám vědět, co pro vás můžeme udělat.

ShrnutíZaložení firmy v Nizozemsku jako zahraniční podnikatel nabízí mnoho příležitostí, ale běžné chyby mohou zpomalit váš pokrok a vytvořit zbytečná rizika. Tento článek upozorňuje na úskalí, jako je volba nesprávné právní struktury, přehlížení daňových povinností, zanedbávání administrativy a nepochopení nizozemské obchodní kultury. Vysvětluje také, jak může profesionální poradenství pomoci mezinárodním podnikatelům dodržovat předpisy, vyhnout se nákladným chybám a vybudovat pevný základ pro dlouhodobý úspěch.

Častá chyba	Riziko	Strategické řešení
Špatná struktura	Osobní odpovědnost za dluhy	Dutch BV (společnost s ručením omezeným)
Daňové dohledy	Vysoké pokuty za chybějící DPH/ICP	Čtvrtletní zprávy a článek 23
Špatný administrátor	Právní problémy a selhání auditu	Profesionální účetnictví (7leté pravidlo)
Zpoždění v bankovnictví	Provozní patová situace a nízká důvěra	Místní nizozemský firemní účet
Kulturní nesoulad	Poškozená partnerství	Dochvilnost a přímá komunikace

Nový začátek v Nizozemsku

Založení firmy v Nizozemsku je vzrušující krok. Vstupujete do země s jednou z nejsilnějších ekonomik v Evropě, mezinárodním myšlením a jasným podnikatelským prostředím. To je důvod, proč si mnoho zahraničních podnikatelů vybírá Nizozemsko, a také proto, že nabízí přímý přístup na jednotný evropský trh, silné logistické spojení a vysokou úroveň důvěry v nizozemské společnosti. Je to místo, kde jsou nové nápady, inovace a podnikání skutečně podporovány. Založení firmy v nové zemi však také znamená učení se novým pravidlům, protože věci, které se v jedné zemi mohou zdát normální, se v jiné mohou ve skutečnosti jevit jako obrovské chyby. Naštěstí je většina nizozemských systémů a postupů známá svou dobrou organizací. Někteří cizinci se však mohou cítit také přísní, zejména pokud jde o věci, jako je registrace podniků, daně a administrativa. To také znamená, že i ty nejmenší chyby na začátku mohou později vést ke zpožděním, pokutám nebo stresujícím opravám.

Dobrá zpráva? Většině těchto chyb se lze zcela vyhnout, jakmile víte, jak to tady funguje. Se správnými informacemi a vedením můžete hladce založit a rozjet svou firmu a veškerý svůj drahocenný čas a energii soustředit na to, proč jste sem přišli: vybudovat úspěšné podnikání. V tomto článku se pro vaše pohodlí zaměříme na nejčastější chyby, kterých se zahraniční podnikatelé dopouštějí při zakládání firmy v Nizozemsku. To vám usnadní vyhnout se určitým nástrahám a problémům. Každý odstavec obsahuje jednoduché vysvětlení, proč je důležité dělat věci správně a jak se můžete samotnému problému zcela vyhnout (což je samozřejmě nejlepší výsledek). Učením se od ostatních můžete ušetřit peníze, ochránit svou pověst a začít s jistotou. Zajistěme tedy, aby vaše nizozemské podnikání začalo dobře, a to tím, že budeme připraveni, informováni a připraveni na růst.

Chyba 1: Volba nesprávné právní struktury

Jedním z prvních a nejdůležitějších rozhodnutí při zakládání firmy v Nizozemsku je výběr správné právní formy. V Nizozemsku existuje mnoho různých typů podniků; výběr té správné je velmi důležitý, protože podnikání bude mnohem snazší a efektivnější. Mnoho podnikatelů si těchto rozdílů není vědomo a nakonec si bohužel vyberou možnost, která neodpovídá jejich cílům. To může vést k nepříjemným důsledkům, jako jsou daňové nevýhody, potíže s bankovnictvím nebo investory, nebo dokonce osobní finanční riziko. V Nizozemsku jsou nejznámějšími formami živnostenský podnik (eenmanszaak) a společnost s ručením omezeným (zkráceně Besloten Vennootschap, BV). I když se živnostenský podnik může zdát jednoduchý a levný, s sebou nese velké riziko: jste osobně zodpovědní za dluhy firmy. To znamená, že pokud se něco pokazí, může to ovlivnit váš soukromý majetek.

Proto téměř všichni mezinárodní podnikatelé volí nizozemskou BV. V našem podnikání vidíme, že téměř 100 % našich klientů BV skutečně preferuje. Jednou z hlavních výhod BV je, že nabízí omezené ručení, které chrání vaše osobní finance. Poskytuje také profesionální image a je preferovanou strukturou pro společnosti, které plánují růst, najímat zaměstnance nebo spolupracovat s investory. Kromě toho, když zákazníci nebo dodavatelé vidí nizozemskou BV, často se cítí jistěji při obchodování s vámi. Velkou výhodou je, že založení BV se stalo velmi dostupným: požadovaný základní kapitál je pouze 1 EUR. To vám umožňuje začít silně a později expandovat, aniž byste měnili svou právní strukturu. S BV je také snazší získat mnoho daňových výhod a finančních příležitostí. Výběr správné struktury od začátku vám pomůže vyhnout se nákladným změnám později. Se správným nastavením bude vaše firma vypadat důvěryhodně, škálovatelně a připravena na úspěch na nizozemském a evropském trhu.

Chyba 2: Neregistrace nebo neaktualizace správných obchodních údajů

Při zahájení podnikání v Nizozemsku je jedním z prvních kroků registrace vaší společnosti u Nizozemské obchodní komory (KvK). Tato registrace není jen formalita; je základem vaší oficiální nizozemské obchodní identity. Banky, dodavatelé, daňové úřady a dokonce i zákazníci se na tyto informace spoléhají, aby ověřili, zda je vaše společnost legitimní a důvěryhodná. Častým problémem zahraničních podnikatelů je zapomenutí poskytnout správné údaje nebo jejich neaktualizace, když se něco změní. Například nová obchodní adresa, jiný generální ředitel, změna obchodních aktivit nebo dokonce další obchodní název. Pokud tyto informace neaktualizujete, může to později vést k problémům, včetně zpoždění v bankovnictví, zablokování registrací k DPH nebo pokut za nesprávné záznamy.

Dalším důležitým detailem je registrace tzv. konečného skutečného vlastníka (UBO). Více si o tom můžete přečíst v tomto článkuDále se ujistěte, že váš kód SBI (což je kód v nizozemském systému, který popisuje povahu vašich obchodních aktivit) je správný. Pokud se totiž kód SBI neshoduje s tím, co skutečně podnikáte, můžete přijít o zajímavé pobídky, jako jsou možnosti financování, nebo se setkat s problémy s pojištěním a nedodržovat pravidla oboru. Dobrou zprávou je, že aktualizace obchodních údajů je jednoduchá, pokud se provádí včas. A pokud spolupracujete s někým, kdo tyto věci dělá za vás, může za vás spravovat všechny potřebné aktualizace a zajistit, aby vše zůstalo přesné a v souladu s nizozemskými zákony. Udržování vaší registrace aktuální tedy chrání jak reputaci vaší společnosti, tak její schopnost správně fungovat v Nizozemsku.

Chyba 3: Podcenění nizozemských daní

Daně v Nizozemsku jsou jasné a strukturované, ale mohou být také podrobnější, než na co je mnoho zahraničních podnikatelů zvyklých. Častou chybou je domnívat se, že daně se platí pouze jednou ročně. Ve skutečnosti většina nizozemských daňových povinností vyžaduje pravidelné podávání zpráv a velmi přesnou správu od samého začátku, kterou budete muset uchovávat po dobu 7 let po provedení transakcí. Největším příkladem je mimochodem DPH. Pokud vaše společnost prodává zboží nebo služby, obvykle budete muset účtovat DPH a poté ji nahlásit nizozemské daňové správě, často každé čtvrtletí. Pokud obchodujete se zbožím v rámci EU, možná budete muset také podat daňové přiznání ICP (pro transakce v rámci Společenství). Upozorňujeme, že nedodržení lhůty může vést k vysokým pokutám, i když jste neuskutečnili žádný prodej.

Pak je tu daň z příjmu právnických osob pro společnosti s obchodním rejstříkem (BV) a daň ze mzdy, pokud zaměstnáváte zaměstnance. Mnoho podniků je překvapeno, jak rychle vznikají povinnosti týkající se mzdy, zejména pokud se ředitel stane zároveň zaměstnancem BV. Existují také zvláštní opatření, která mohou pomoci s vašimi cash flow, jako je článek 23 pro pozastavení DPH při dovozu a systém OSS pro online prodej v celé EU. Tyto nástroje vám mohou ušetřit spoustu času a peněz, ale pouze pokud jsou od začátku správně nastaveny. Daňová pravidla tedy v podstatě nejsou něco, čeho byste se měli obávat, ale pouze pokud jim skutečně rozumíte a (co je důležitější) je dodržujete. Spolupráce s nizozemským specialistou v oboru, jako je Intercompany Solutions vždy zajišťuje, aby bylo vše odesláno správně a včas. To vám umožní vyhnout se stresu, chránit vaši pověst a soustředit se na rozvoj vašeho podnikání, místo abyste se neustále sháněli s papírováním.

Chyba 4: Neotevření profesionálního nizozemského bankovního účtu

Jakmile splníte všechny formality, jako je založení firmy a získání všech registračních čísel, budete si určitě muset otevřít oficiální bankovní účet pro každou firmu, kterou zde vlastníte. Nizozemská firma bez nizozemského bankovního účtu se může rychle dostat do problémů. I když je teoreticky v některých situacích možné použít zahraniční bankovní účet, většina nizozemských partnerů bude vždy očekávat místní, profesionální firemní účet propojený s vaší společností. Kromě toho mějte na paměti, že instituce a třetí strany, jako jsou banky, dodavatelé a platební platformy, často vyžadují nizozemský bankovní účet, než s vámi vůbec souhlasí se spoluprací. Musíte vědět, že bez nizozemského bankovního účtu se základní procesy mohou zkomplikovat. Například platby nizozemským vládním orgánům nebo vrácení DPH může trvat déle nebo v nejhorším případě být dokonce nemožné. Některé fakturační systémy a mzdové služby se jednoduše nepropojí se zahraničními účty. Může být také obtížnější vybudovat si důvěru se zákazníky, kteří chtějí vidět, že vaše společnost skutečně sídlí v Nizozemsku.

Dalším praktickým bodem k zvážení je již zmíněná registrace konečných vlastníků (UBO) a kontroly totožnosti. Nizozemské banky musí být vždy schopny ověřit, kdo společnost vlastní. Toto je součástí přísných nizozemských a unijních pravidel pro prevenci podvodů a praní špinavých peněz.Zahraniční podnikatelé tento krok často považují za matoucí, ale jakmile je dokončen, ve skutečnosti posiluje důvěryhodnost vaší společnosti. Dobrou zprávou je, že některé firmy vám mohou pomoci s bankovním procesem. Chápou, jaké dokumenty jsou potřeba a jak vše správně připravit. V některých případech lze online bankovnictví používat i při čekání na schválení tradičního bankovního účtu. Celkově vzato, vlastnictví nizozemského bankovního účtu ukazuje, že vaše firma je skutečná, oficiální a připravená na seriózní operace v EU. Je to velmi důležitý krok, který předchází mnoha frustracím v budoucnu a otevírá finanční dveře od prvního dne.

Chyba 5: Zapomínání na získání povolení nebo schválení v oboru

Dalším zajímavým tématem jsou nezbytná povolení. Samozřejmě ne každý podnik v Nizozemsku potřebuje zvláštní povolení. Pro určitá odvětví jsou však před zahájením legální činnosti vyžadována schválení a specifická povolení. Mnoho zahraničních podnikatelů je tím překvapeno, zejména pokud jsou pravidla pro takové věci v jejich domovské zemi volnější. Zahájení činnosti bez správných povolení může později vést k závažným důsledkům, jako jsou pokuty, nucené uzavření nebo právní problémy. To jsou samozřejmě věci, kterým se rozhodně chcete vyhnout! Mezi příklady odvětví, která často vyžadují zvláštní povolení, patří (mimo jiné) výroba a stravování potravin, zdravotnické služby, finanční služby, doprava a logistika a stavebnictví. Dovozní a vývozní podniky mohou také potřebovat celní povolení, jako je číslo EORI nebo jiné certifikáty. Tyto požadavky nejsou pouze nizozemské, protože někdy vycházejí také z předpisů EU, které platí ve všech členských státech.

Záludnost spočívá v tom, že některá povolení závisí na tom, jak strukturujete své aktivity. Prodej produktů online se může zdát jednoduchý, ale pokud se jedná například o potraviny nebo kosmetiku, mohou se na ně vztahovat jiná pravidla bezpečnosti a označování. Obecně si tedy budete muset kontrolovat jednotlivé produkty. Totéž platí pro míru dopadu vaší společnosti na životní prostředí nebo pro práci s určitými chemikáliemi či elektronikou. Abyste zůstali v bezpečí, je důležité si před zahájením obchodování prozkoumat, co vaše firma potřebuje. Dobrý obchodní poradce vám může srozumitelným jazykem vysvětlit požadavky a pomoci vám požádat o potřebná povolení. Jakmile je vše oficiálně schváleno, můžete s jistotou podnikat s vědomím, že vaše společnost splňuje všechny nizozemské a evropské normy. Příprava vás nejen právně chrání, ale také posiluje důvěru zákazníků. Lidé se prostě cítí pohodlněji při nákupu od společnosti, která dodržuje pravidla a respektuje kvalitu a bezpečnost.

Chyba 6: Ignorování nizozemské obchodní kultury

Jedním z nejčastějších úskalí je nepochopení toho, jak Nizozemci ve skutečnosti podnikají. Pro mnoho cizinců je jejich přístup rozhodně jedinečný! Podnikání v Nizozemsku se obecně může zdát velmi přímočaré a kupodivu je to přesně ten smysl. Nizozemci si cení upřímnosti, jasnosti a přímé komunikace. Takže pokud něco není možné, řeknou to hned. Pokud s něčím nesouhlasí, řeknou vám to přímo. To ale nemá být hrubé, protože to ve skutečnosti šetří čas a zabraňuje nejasnostem. Zahraniční podnikatelé někdy tento styl komunikace špatně chápou a mohou se dokonce cítit uraženi. Mohou si myslet, že nizozemský partner je příliš přímočarý, nebo dokonce chladný. Ale jakmile si na to zvyknete, jistě si začnete vážit upřímnosti, protože vždy víte, na čem stojíte. 

Další důležitou součástí nizozemské kultury je dochvilnost. Schůzka začínající v 10:00 znamená 10:00, ne 10:10. Pozdní příchod může vyvolat dojem, že to nemyslíte vážně. Dohody se také berou velmi doslovně. Pokud něco slíbíte, očekává se, že to včas splníte. Kromě toho je na nizozemských pracovištích obvykle nízká hierarchie. Lidé chtějí být považováni za rovnocenné, i když má někdo vyšší pozici. Týmy rozhodují společně a na názoru každého záleží. To vytváří pozitivní a otevřené pracovní prostředí, ale pokud pocházíte z formálnější obchodní kultury, může to působit jinak. Pochopení těchto společenských pravidel vám pomůže rychleji budovat důvěru. A důvěra je zde velkou součástí úspěchu. Když se s vámi holandští partneři cítí dobře, podpoří vaše nápady a pomohou vám růst, někdy i více, než očekáváte.

Chyba 7: Chybí řádné účetnictví nebo administrativa

V Nizozemsku není dobrá administrativa jen formalitou; je to zákonný požadavek. Od každé společnosti se očekává, že bude vždy vést přesné záznamy o věcech, jako jsou její příjmy, obchodní výdaje, faktury a smlouvy. Tyto záznamy je třeba správně uchovávat po dobu několika let pro případ, že by je nizozemské daňové úřady požádaly o kontrolu. Mnoho zahraničních podnikatelů si neuvědomuje, jak přísná a podrobná mohou být nizozemská pravidla účetnictví, a to může mít vážné důsledky, pokud se stávajících pravidel nebudete držet. Špatná administrativa může rychle způsobit problémy. Můžete například zmeškat vrácení DPH, na které máte nárok, nebo omylem zaplatit příliš mnoho daní. Ještě horší je, že neúplné nebo nesprávné záznamy mohou vést k pokutám nebo stresujícím opravám později. A když je vaše účetnictví chaotické, je těžší pochopit, jak zdravé vaše podnikání skutečně je.

Nejchytřejším přístupem je tedy nastavit si pro vaši nizozemskou společnost řádné účetnictví od prvního dne. Opravdu potřebujete vědět, že to nemusí být vůbec složité. K dispozici je široká škála moderního účetního softwaru. V kombinaci s místním účetním nebo administrativním servisem to vše pro vás i ostatní strany zpřehlední a zorganizuje. To také pomáhá zajistit, aby vaše faktury obsahovaly správné informace, vaše přiznání DPH byla správná a všechny platby odpovídaly vašim bankovním záznamům. Dobrá administrativa navíc také ukazuje zdravou míru profesionality. Investoři, banky a partneři se cítí jistěji při spolupráci s firmou, která má svá čísla pod kontrolou. V podstatě, když přesně víte, co přichází a odchází, můžete činit mnohem lepší rozhodnutí a plánovat růst. Papírování tedy nemusí být zábavné, ale v Nizozemsku chrání vaše podnikání a pomáhá vám udržet si více peněz, které vyděláte.

Chyba 8: Snažíte se dělat všechno sami bez odborné pomoci

Založení firmy v nové zemi se může zdát jako velké dobrodružství. Mnoho podnikatelů se snaží zvládnout všechno sami, věci jako registrace, daně, bankovnictví, administrativa, právní otázky, v podstatě vše, co jsme zmínili v tomto článku, a další. To vše navíc k hledání zákazníků a řízení firmy. Je normální chtít mít plnou kontrolu, ale dělat vše sami vás může zpomalit a z dlouhodobého hlediska vést k nákladným chybám. Nizozemský obchodní systém je jasný, jakmile mu porozumíte, ale na začátku je mnoho detailů, které lze snadno přehlédnout. Možná se ve vaší zemi liší pravidlo DPH? Možná potřebujete dodatečnou licenci pro dovoz zboží? Možná je třeba upravit vaše mzdové účetnictví? Jedna malá chyba může vytvořit řetězovou reakci, jejíž oprava zabere spoustu času a energie, a to je prostě škoda.

Outsourcing práce a spolupráce s místními odborníky proto není slabinou, ale ve skutečnosti je to velmi chytrý obchodní tah. Nizozemští poradci, účetní a poskytovatelé obchodních služeb rozumí pravidlům a mluví stejným jazykem jako úřady a banky. Dokážou věci správně nastavit od začátku, takže se později vyhnete problémům. A každá hodina, kterou nestrávíte papírováním, je hodina, kterou můžete věnovat rozvoji svého podnikání. V Nizozemsku se úspěch často měří komunitou a spoluprací. Když si vybudujete podpůrnou síť, porostete rychleji, čelíte menšímu stresu a zvýšíte své šance na dlouhodobý úspěch. Outsourcing je chytrý a je to také to, co udržuje prosperující podnikatelskou kulturu v Nizozemsku při životě.

Intercompany Solutions poskytuje podporu, na kterou se můžete spolehnout

Každý nový začátek s sebou nese čas na učení a založení firmy v jiné zemi není žádná malá výzva. Je tedy zcela přijatelné cítit se nejistě ohledně nizozemské legislativy, daňových systémů nebo administrativních úkonů. Důležité je, abyste těmto problémům nedovolili, aby vás zpomalily nebo bránily vašemu rozvoji. Nejchytřejší podnikatelé nejsou ti, kteří nikdy nedělají chyby; naopak. Jsou to ti, kteří dostanou správné pokyny ve správný okamžik. A právě zde přichází na řadu naše společnost. Pomůžeme vám správně založit vaši firmu od samého začátku, abyste se později nemuseli vracet a opravovat chyby. Dobré plánování vám zabrání spoustě stresu!

Ať už jde o výběr správné právní struktury, dodržování daňových předpisů nebo zajištění správnosti všech vašich registrací, jsme tu, abychom vám vše objasnili a zvládli. Vždy máte někoho, komu se můžete zeptat, někoho, kdo ví, jak nizozemský systém funguje, a dokáže to přeložit do jednoduchých kroků. Naším cílem je, aby se vaše firma cítila silná, profesionální a připravená na růst. Chceme, abyste svůj čas věnovali zákazníkům, partnerstvím a příležitostem, nikoli prohledávání složitých formulářů nebo starostem o termíny. S správnou podporou se Nizozemsko stane vzrušujícím místem pro budování vaší budoucnosti. A my jsme tu, abychom s vámi na této cestě kráčeli v každém kroku.

Jaké typy služeb mohou Intercompany Solutions nabídnout ti?

Intercompany Solutions pomohla stovkám zahraničních podnikatelů z více než 50 různých národností. Našimi klienty jsou malé jednočlenné startupy až po nadnárodní korporace a vše mezi tím. Naše procesy jsou zaměřeny na zahraniční podnikatele, a proto známe nejpraktičtější způsoby, jak vám pomoci s registrací vaší společnosti. Můžeme vám pomoci s kompletním balíčkem registrace společnosti v Nizozemsku, a to buď sami, nebo prostřednictvím důvěryhodných a profesionálních partnerů, se kterými úzce spolupracujeme:

• Založení společnosti v Nizozemsku
• Žádost o DIČ nebo EORI číslo
• Žádost o zahraniční DIČ
• Pomoc při spuštění
• Účetní služby
• Administrativní služby
• Sekretářské služby
• Právní pomoc
• Správa mezd
• Daňové služby
• Výnosy z OSS
• Prohlášení o transakcích uvnitř Společenství (ICP)
• Získání licence podle článku 23
• Získání elektronického čtení pro vaši společnost
• Získávání nebo rušení G-účtů
• Převod akcií
• Uzavírání nizozemských společností
• Obecné obchodní rady

Neustále zlepšujeme naše standardy kvality, abychom neustále poskytovali dokonalé služby.

Můžeme vám pomoci s dodržováním předpisů na všech úrovních

Pokud byste chtěli založit nizozemský podnik, ale obáváte se, že dostatečně neznáte nizozemské zákony a předpisy, nebo si myslíte, že byste mohli dělat chyby, pak vám můžeme pomoci různými zajímavými způsoby. Kromě našeho rychlého, levného a velmi efektivního procesu zakládání firmy se postaráme i o další záležitosti, jako jsou právní otázky a daňová přiznání. Ale také o získání některých nezbytných věcí a jednoduše o to, abyste si vyslechli a poskytli vám solidní obchodní poradenství. Máte-li jakékoli dotazy týkající se založení a vedení nizozemského podniku, neváhejte nás kontaktovat. Rádi vám pomůžeme s jakýmikoli problémy nebo dotazy, které byste mohli mít.