Jak dodržovat předpisy jako cizinec s nizozemským BV

Intercompany Solutions Můžeme vám pomoci se všemi záležitostmi týkajícími se zakládání nizozemských firem. Vaši nizozemskou obchodní společnost můžeme založit a zaregistrovat u Obchodní komory během několika pracovních dnů, což vám umožní začít podnikat v Nizozemsku téměř okamžitě, což je výhodné například v případě, že již vlastníte zahraniční společnost a chcete se rozšířit. Z tohoto rychlého procesu však těží i začínající firmy, protože vám umožňuje soustředit se na vaše hlavní podnikání a méně se věnovat vedlejším úkolům, jako je administrativa a daně.

Protože nezakládáme jen nizozemské společnosti pro cizince, nabízíme také širokou škálu doplňkových služeb, které vám podnikání v Nizozemsku značně usnadní. Můžete se na nás obrátit například s žádostí o právní poradenství, pokud si sami nedokážete něco vyřešit. Můžeme pro vás také vyřídit veškeré daňové záležitosti a zajistit, abyste dodržovali všechny zákony a předpisy v tomto ohledu. Dále nabízíme i další specializované služby, které by pro vás mohly být obtížné zvládnout sami, protože je nezbytné, abyste znali nizozemské zákony, abyste si mohli určité věci vyřídit. Pokud byste se chtěli dozvědět více o tom, co děláme, kontaktujte nás prosím pro osobní poradenství pro vaši firmu.

ShrnutíZaložení nizozemské obchodní společnosti (BV) je pouze prvním krokem; její udržení „při životě“ vyžaduje splnění několika zákonných a daňových povinností. Jako ředitel jste ze zákona zodpovědní za podávání ročních účetních závěrek u Obchodní komory (KvK), podávání čtvrtletních přiznání k DPH a vedení přesného registru akcionářů. Zanedbání těchto povinností může vést ke ztrátě omezeného ručení, což vás činí osobně odpovědnými za dluhy společnosti – i když máte bydliště v zahraničí. Dodržování profesních předpisů zajišťuje, že vaše BV zůstane důvěryhodným subjektem pro banky, partnery a daňové úřady.

Oblast shody	Frekvence	Klíčová odpovědnost
Podání KvK	Ročně / Za změnu	Zveřejnit roční účetní závěrku a aktualizovat informace o konečném majiteli/řediteli
DPH (mimochodem)	Čtvrtletně / Měsíčně	Vrácení souborů i při nulovém obratu
Daň z příjmů právnických osob	Roční	Hlásit zisk/ztrátu (Vennootschapsbelasting)
Administrativa	Pokračující	Veškeré finanční záznamy uchovávejte po dobu alespoň 7 let
Mzdy	Měsíčně	Srážky daně ze mzdy a sociálního zabezpečení pro zaměstnance

Založení nizozemské společnosti BV

Gratulujeme: založili jste nizozemskou obchodní společnost (BV) nebo to plánujete v blízké budoucnosti. Už to samo o sobě je velký krok, zvláště pokud podnikáte z jiné země. Jakmile však vaše nizozemská BV existuje, je tu další důležitá část cesty, kterou je dodržování předpisů. Dodržování předpisů může znít nudně nebo příliš formálně, ale ve skutečnosti je to to, co chrání vaši omezenou odpovědnost, udržuje banky a partnery důvěryhodnými ve vaši společnost a zabraňuje nákladným problémům s nizozemskými úřady. Jinými slovy, dodržování předpisů je to, co udržuje vaši BV při životě a důvěryhodnou. Mnoho zahraničních podnikatelů předpokládá, že jakmile notář založí BV, je administrativa vyřízena a očištěna. 

Ale na obchodní společnost (BV) v systému můžete nahlížet jako na živého tvora. Musí i nadále komunikovat s Nizozemskou obchodní komorou (KvK) a daňovými úřady, včas podávat finanční informace a udržovat firemní záznamy aktuální. Pokud tyto povinnosti ignorujete, mohou být důsledky závažné, od pokut přes sankce za pozdní platby až po osobní odpovědnost ředitelů. To je rozhodně opak toho, co jste si přáli, když jste si vybrali BV. Dobrou zprávou je, že dodržování předpisů v Nizozemsku je velmi snadno zvládnutelné, pokud zůstanete organizovaní nebo získáte podporu od profesionálů, kteří rozumí pravidlům. V tomto článku vás provedeme klíčovými povinnostmi, které máte jako zahraniční majitel BV, například co je třeba dělat měsíčně, ročně nebo pouze tehdy, když se něco změní. Uvidíte, že s trochou struktury zůstane vaše společnost právně zdravá a připravená na růst.

Povinnosti a právní odpovědnost ředitelů

Jako ředitel nizozemské provozovny BV máte, i když žijete v zahraničí, zákonnou povinnost jednat v nejlepším zájmu společnosti. To znamená, že musíte provozovnu spravovat zodpovědně, vyhýbat se riskantním rozhodnutím, která by mohla poškodit věřitele, a bedlivě sledovat finanční situaci společnosti. Nizozemské právo to bere velmi vážně. Pokud ředitelé zanedbávají dodržování předpisů nebo jednají nezodpovědně, mohou ztratit ochranu před omezenou odpovědností a stát se osobně odpovědnými za jakékoli dluhy, které udělají. Ano, to se stává i v případě, že jste tisíce kilometrů daleko. Kromě toho existuje také koncept řádné správy. Ředitelé musí zajistit správné účetnictví, správné podání a správné reportování vůči KvK a nizozemským daňovým úřadům. 

Pokud se něco pokazí, například pokud roční účetní závěrka není podávána po delší dobu, předpokládá se, že BV je špatně spravována. V takovém případě, pokud vzniknou dluhy, mohou ředitelé platit z vlastní kapsy. Zní to přísně, ale ve skutečnosti je to bezpečnostní systém, protože manažeři by měli hospodařit správně. Zahraniční ředitelé proto často delegují úkoly na účetní nebo daňové poradce. To je chytré, ale vždy pamatujte, že jste vždy zodpovědní. Měli byste si stále udržovat dohled, proto se ujistěte, že kladete otázky, kontrolujete zprávy a znáte zákonné lhůty. Představte si dodržování předpisů jako pravidelné zdravotní prohlídky pro vaši firmu. Nemusíte být lékař, ale musíte se ujistit, že prohlídky probíhají.

Povinnosti Obchodní komory a obchodní záznamy

Jakmile je vaše BV oficiálně zaregistrována u Nizozemské obchodní komory (KvK), nemůžete na tuto skutečnost a na to, že existují, jen tak zapomenout. Tyto registry sledují základní informace o vaší společnosti: ředitele, akcionáře, obchodní adresu a obchodní aktivity, takže v podstatě identitu vaší BV. Pokud se cokoli změní, je nutné KvK aktualizovat. Nový ředitel? Nové sídlo? Nový akcionář? Tyto změny musí být podány včas, aby veřejné záznamy vždy odrážely realitu vašeho podnikání. Banky a partneři se na tyto informace spoléhají, když ověřují, zda je společnost důvěryhodná, takže zastaralé záznamy mohou způsobit problémy rychleji, než byste čekali. Další věcí, kterou mnoho zahraničních zakladatelů přehlíží, je registr akcionářů. Ten se sice veřejně neeviduje, ale je ze zákona povinný jeho existence a neustálá přesnost. 

Každý převod nebo vydání akcií musí být řádně zaznamenáno. Obvykle s tím v případě změn pomáhá notář, ale BV musí rejstřík uchovávat a vést sama. Pokud ho ztratíte, můžete se později potýkat s velkými problémy při snaze prokázat, kdo společnost skutečně vlastní. Je tu také otázka změn „konečného skutečného vlastníka“. Pokud se někdo nový stane „konečným skutečným vlastníkem“, musí se tato aktualizace neprodleně dostat k úřadům. Takže ano, je to spousta papírování. Ale právě papírování chrání vás i obchodní prostředí, ve kterém vaše BV působí. Pravidlem je, že pokud se něco zásadně změní ve struktuře nebo kontrole BV, KvK o tom musí vědět, a to obecně okamžitě.

Účetnictví a vaše finanční administrativa

I když vaše pobočka nemá žádné zaměstnance, zatím nemá velký obrat nebo v prvním roce dokonce žádné příjmy, vaše finanční administrativa musí být stále úplná a aktuální. Nizozemsko je na účetnictví přísné, ale zároveň spravedlivé. Pravidla jsou jasná a pokud se jimi budete řídit, vše proběhne hladce. To znamená, že byste si měli uchovávat všechny faktury, účtenky, bankovní výpisy, smlouvy a veškeré dokumenty, které ukazují, odkud peníze pocházejí a kam šly. Digitální účetní software hodně pomáhá a mnoho zahraničních podnikatelů se spoléhá na nizozemské účetní nebo daňové poradce, kteří vše řeší měsíčně. To je naprosto v pořádku, pokud jste také informovaní.

Proč se tedy věnuje tolik pozornosti záznamům? Je to proto, že pokud se vás finanční úřady někdy zeptá, musíte být schopni prokázat, že všechna přiznání jsou správná. Pokud je vaše účetnictví v nepořádku nebo chybí informace, mohou ředitelé opět čelit osobní odpovědnosti. Správné účetnictví také usnadňuje řízení vašeho podniku, protože vždy víte, jak na tom finančně jste, a můžete tak činit chytřejší rozhodnutí. Dobrý daňový poradce dělá víc než jen tlačí čísla: také vám pomáhá vyhnout se pozdnímu podání DPH, zmeškaným odpočtům nebo administrativnímu chaosu, který by se mohl nafouknout do sankcí. A nejlepší na tom je, že nemusíte být fyzicky přítomni v Nizozemsku, abyste si udrželi finanční zdraví svého obchodního partnera. Díky cloudovým nástrojům a jasné komunikaci můžete spravovat svou administrativu odkudkoli a zároveň nizozemské vládě ukazovat, že hrajete podle pravidel. A můžete si také najmout specialistu, jako je Intercompany Solutions, samozřejmě, aby se o všechny tyto problémy postaral za vás.

Dodržení daňové povinnosti

Daně jsou důležitou součástí dodržování předpisů, zejména když vaše obchodní společnost začíná skutečně podnikat. V Nizozemsku existuje několik různých daní, se kterými se vaše obchodní společnost může muset vypořádat. Nejběžnější je DPH (mimochodem). Pokud prodáváte zboží nebo služby, obvykle musíte účtovat DPH, podávat přiznání (měsíční, čtvrtletní nebo roční) a včas platit dlužnou částku. I když od zákazníků vyberete více DPH, než zaplatíte na výdajích, daňový úřad tento rozdíl očekává bez prodlení. A i když nedlužíte nic, stále musíte podat daňové přiznání, protože nulová přiznání také hrají roli. Pak je tu ještě daň z příjmu právnických osob (vennootschapsbelasting). Vaše nizozemská obchodní společnost platí daň ze svého zisku každý rok. Takže i malá obchodní společnost s omezeným příjmem musí podat daňové přiznání k dani z příjmu právnických osob. To znamená, že v případě, že nedojde k žádnému zisku, stejně jej podáváte. Daňové úřady chtějí vidět čísla, ne odhady.

Pokud máte zaměstnance, byť jen jednoho, pak mzdová agenda přidává další vrstvu. To znamená, že musíte z platů srážet věci, jako je daň ze mzdy a příspěvky na sociální zabezpečení, a každý měsíc je odvádět vládě. Chyby ve výplatní listině se mohou velmi rychle prodražit, takže většina daňových poradců tuto část zadává outsourcingu mzdovému specialistovi. To není luxus; je to ve skutečnosti víceméně sebeochrana. Stručně řečeno, daně tedy nejsou volitelné aktualizace, které provádíte kdykoli. Jsou to opakující se povinnosti, které musíte neustále řešit. A nizozemské daňové úřady mají malou trpělivost, když se nestihnou termíny. Dobrý daňový poradce je v tomto případě vaší záchranou, zejména pokud podnikáte ze zahraničí.

Roční účetní závěrky a některé požadavky na zveřejňování

Každá nizozemská obchodní společnost (BV) musí sestavit roční účetní závěrku (tzv. „jaarrekening“). Představte si roční účetní závěrku jako finanční obrázek vaší společnosti na konci každého obchodního roku: co jste vydělali, co jste utratili, co vlastníte a co dlužíte. Tato účetní závěrka musí být poté předložena Nizozemské obchodní komoře v zákonem stanovené lhůtě, která je obvykle do 12 měsíců po skončení fiskálního roku. Menší BV mohou podat zjednodušené verze, což věci usnadňuje, ale stále platí stejná lhůta. A zde je velké nebezpečí: pokud BV nezveřejní účetní závěrku včas, vláda se domnívá, že jde o špatné hospodaření. A pokud později společnost nebude schopna splácet své dluhy, mohou se ředitelé stát osobně odpovědnými. Nezáleží na tom, že žijete ve Španělsku nebo Singapuru, protože jako ředitel jste to vy, kdo je za vše zodpovědný.

Zahraniční zakladatelé si někdy myslí: „Ale můj daňový poradce ví, co má dělat.“ To je skvělé, ale ředitelé by přesto měli sledovat a potvrzovat pokrok. Rychlá zpráva typu: „Hej, už je roční účetní závěrka podána?“ může doslova ochránit váš osobní majetek. Je odpovědností majitelů firem skutečně zkontrolovat, zda jejich účetní, účetní nebo daňový poradce dělá svou práci dobře. Pokud si nejste jisti, můžete vždy požádat o druhý názor; s tím vám například může pomoci náš tým. Další tip: synchronizujte své účetní a publikační kalendáře s časovými harmonogramy vaší domovské země. Různé fiskální roky nebo různé tradice výkaznictví mohou způsobit nechtěné zpoždění. Dodržování termínů znamená méně stresu a obchodní podnikání, které si udrží dobré jméno bez jakýchkoli dramat.

Změny ve vedení, akciích a stanovách společnosti

Nizozemská BV je svou konstrukcí flexibilní. Postupem času můžete přivítat nové investory, převést akcie, jmenovat nového generálního ředitele nebo aktualizovat stanovy. Kdykoli se uvnitř BV něco důležitého změní, musí to být řádně zaznamenáno a nahlášeno. Například změna ředitele musí být rychle zaregistrována u Nizozemské obchodní komory. Banky a partneři před schválením čehokoli závažného kontrolují oficiální záznamy, takže zastaralé podání může náhle zablokovat pokrok, jako je otevření bankovního účtu, podpis smlouvy nebo žádost o dotaci. Převody akcií jsou ještě choulostivější. V BV nejsou akcie jen kusy papíru; představují práva, povinnosti a hlasovací práva. 

Také si uvědomte, že změna vlastnictví vždy zahrnuje najmutí nizozemského notáře. Ten aktualizuje registr akcionářů a ujistí se, že vše je v souladu s nizozemským právem obchodních společností. Co když ale k převodu akcií dojde neformálně a nikdy nebude zaznamenán? Pak tato transakce právně neexistuje. O několik let později se to může dokonce proměnit v noční můru. A pak jsou tu samotná pravidla BV: stanovy společnosti. Možná fungovaly perfektně, když jste začínali, ale podnikání se vyvíjí. Pokud plánujete růst, získávat kapitál nebo měnit pravidla řízení, notář může upravit vaše stanovy tak, aby odpovídaly vaší další kapitole. V podstatě to znamená, že BV není vytesáno do kamene; je to živá struktura, o které jsme mluvili dříve. Klíčem je zajistit, aby právní dokumentace držela krok s obchodní realitou.

Dodržování předpisů pro zaměstnanost a mzdy při najímání zaměstnanců

Pokud vaše obchodní společnost najímá zaměstnance, ať už v Nizozemsku nebo někdy i v zahraničí, je dodržování předpisů nezbytné. Nizozemské pracovní právo je známé svou ochranou pracovníků. To není špatná věc; znamená to jen, že se budete chtít ujistit, že máte správnou dokumentaci. Patří mezi ně pracovní smlouvy, správa mezd, příspěvky na sociální zabezpečení, pojištění a nemocenská dovolená, což jsou všechno závažné povinnosti. Jedna zapomenutá platba nebo chybějící dokument může vést k pokutám nebo sporům, které vám rychle vyčerpají energii. Existují také pravidla týkající se témat, jako jsou pracovní podmínky, bezpečnost a dovolené. I když najmete pouze jednoho zaměstnance na částečný úvazek, obchodní společnost musí tyto požadavky dodržovat. Naštěstí se nemusíte všechna pravidla učit sami. 

Většina společností, zejména nizozemské obchodní společnosti se zahraničními podíly, outsourcuje mzdovou agendu a HR administrativu, protože to šetří spoustu stresu. A upřímně? Umožňuje vám soustředit se na tu nejlepší část vašeho podnikání: jeho růst a dosažení co největšího úspěchu. Pokud pracujete s freelancery místo se zaměstnanci, pečlivě si prověřte jejich vztah. Nizozemské úřady se zaměřují na to, jak spolupráce funguje, ne na to, jak ji nazýváte. Když se freelancer chová jako zaměstnanec (pevná pracovní doba, důkladné instrukce, dlouhodobá loajalita), mohou následovat daňové úpravy. Rychlý rozhovor se specialistou na mzdy předtím, než někoho najmete, může ušetřit dlouhé přednášky od finančního úřadu. V Nizozemsku je najímání zaměstnanců vzrušující, pokud to děláte hned od začátku.

Nejčastější chyby v dodržování předpisů

Většina problémů s dodržováním předpisů se nestává kvůli něčí nedbalosti; stávají se proto, že zahraniční ředitelé předpokládají, že v Nizozemsku věci běží automaticky. Například jednou z běžných chyb je ignorování lhůt pro roční podání. I když je obchodní společnost malá nebo se teprve zřizuje, musí být roční účetní závěrka předložena včas, protože nedodržení této lhůty se může rychle vyhrotit v varování, pokuty a dokonce i osobní odpovědnost. Dalším problémem je, že pokud se s obchodní společností na začátku zachází jako s koníčkem: žádné řádné účetnictví, žádné sledování účtenek a žádné jasné oddělení osobních a obchodních výdajů. Chvíli se to zdá neškodné, dokud vám daňový úřad nepošle dopis s žádostí o záznamy, které nemůžete poskytnout.

Existuje také nedorozumění ohledně změn. Mnoho zakladatelů zapomíná nahlásit nové akcionáře, nové adresy nebo změny ředitele. Nizozemská obchodní komora magicky neví, kdy se vaše situace změní, takže jim to musíte oznámit. Pokud se veřejné záznamy neshodují se skutečností, banky a partneři mohou zpochybnit legitimitu vaší obchodní komory. Další pastí jsou komunikační mezery s účetními a poskytovateli služeb. Někteří ředitelé předpokládají, že tito jiní se postarají o vše, ale nikdy ve skutečnosti nekontrolují pokrok. Vždy mějte na paměti, že pokud se něco pokazí, plně odpovídá ředitel, a nikoli třetí strana. Krátká měsíční kontrola zabraňuje velkým překvapením. A nakonec: mzdy. Najmutí někoho jako freelancera, když se ve skutečnosti chová jako zaměstnanec, je rychlou cestou k opravám mezd a sankcím. Nizozemské úřady berou tuto klasifikaci vážně. Zeptejte se, než najmete, a neimprovizujte. Udržet vaši obchodní komoru v souladu s předpisy je mnohem snazší než pozdější oprava chyb.

Jak Intercompany Solutions vám může pomoci vyhnout se chybám

Dodržování předpisů pro nizozemskou obchodní společnost (BV) neznamená jen vyhnout se problémům, ale také to, jak si ochráníte výhody, které vás k BV přilákaly: omezené ručení, důvěru partnerů a svobodu růstu na trhu EU. Když si splníte povinnosti, jako je vedení účetnictví, daňová podání, roční účetní závěrka, aktualizace konečného jména (UBO) a řádná registrace, vaše společnost se stane důvěryhodnou v očích bank, dodavatelů a úřadů. Dodržování předpisů je ve skutečnosti jen jiným slovem pro důvěru, což znamená, že vaše BV je v dobrém stavu a připravena na každou obchodní příležitost, která se vám naskytne.

Samozřejmě se to může zdát jako hodně, když spravujete věci ze zahraničí. Přesně proto pomáháme zahraničním podnikatelům hladce řídit jejich nizozemské obchodní společnosti, aniž by se ztráceli v pravidlech nebo papírování. Staráme se o průběžnou administrativu: účetnictví, přiznání k DPH, podání daně z příjmu právnických osob, mzdy, pokud najímáte zaměstnance, a veškerou komunikaci s finančním úřadem. Pokud prodáváte přes hranice EU, vyřizujeme přiznání OSS nebo prohlášení ICP, aby vše zůstalo přesné. Pomáháme také s aktualizacemi UBO, podáními Obchodní komoře a zachováním vaší právní struktury neporušené. Přivádíte nového akcionáře? Koordinujeme notářský převod akcií. Potřebujete jmenovat nového ředitele nebo změnit adresu? Aktualizujeme záznamy, aby vše zůstalo čisté a oficiální. Pro společnosti obchodující se zbožím můžeme požádat o čísla EORI a dokonce i licenci podle článku 23, což znamená, že nemusíte předfinancovat dovozní DPH, což je obrovská výhoda z hlediska cash flow.

Pokud vás vládní portály matou (a věřte nám, matou mnohé), zařídíme elektronické registraci, aby se vaše obchodní společnost mohla bezpečně přihlásit do nizozemských autoritních systémů. A pro obchodní společnosti v zahraničním vlastnictví, které potřebují místní základnu, poskytujeme registrovanou obchodní adresu a sekretářské služby pro plynulou komunikaci. Jinými slovy, vy se můžete soustředit na podnikání. Zajistíme, aby vaše obchodní společnost splňovala předpisy v každé fázi, od založení přes každodenní provoz, až po růst, restrukturalizaci a dokonce i uzavření v daleké budoucnosti. To je klid, který si zaslouží každý podnikatel. Vaše nizozemská obchodní společnost získá silného partnera pro zázemí a vy získáte svobodu budovat úspěšný příběh, kvůli kterému jste sem přišli.

Mnoho služeb, které vám můžeme nabídnout

Intercompany Solutions pomohla stovkám zahraničních podnikatelů z více než 50 různých národností. Našimi klienty jsou malé jednočlenné startupy až po nadnárodní korporace a vše mezi tím. Naše procesy jsou zaměřeny na zahraniční podnikatele, a proto známe nejpraktičtější způsoby, jak vám pomoci s registrací vaší společnosti. Můžeme vám pomoci s kompletním balíčkem registrace společnosti v Nizozemsku, a to buď sami, nebo prostřednictvím důvěryhodných a profesionálních partnerů, se kterými úzce spolupracujeme:

• Založení společnosti v Nizozemsku
• Žádost o DIČ nebo EORI číslo
• Žádost o zahraniční DIČ
• Pomoc při spuštění
• Účetní služby
• Administrativní služby
• Sekretářské služby
• Právní pomoc
• Správa mezd
• Daňové služby
• Výnosy z OSS
• Prohlášení o transakcích uvnitř Společenství (ICP)
• Získání licence podle článku 23
• Získání elektronického čtení pro vaši společnost
• Získávání nebo rušení G-účtů
• Převod akcií
• Uzavírání nizozemských společností
• Obecné obchodní rady

Neustále zlepšujeme naše standardy kvality, abychom neustále poskytovali dokonalé služby.

Jak Intercompany Solutions vám může pomoci se všemi daňovými záležitostmi

Jako společnost se nezakládáme jen v holandských společnostech pro cizince. Naše služby sahají mnohem dál, protože naším cílem je nejen vám pomoci se založením vaší nizozemské firmy, ale také vám pomoci s hladkým průběhem všeho od samého začátku. To zahrnuje doplňkové služby, jako je právní a daňové poradenství, ale také velmi specifické služby, které jsme zmínili výše. Pokud byste potřebovali pomoc s čímkoli souvisejícím s daněmi, neváhejte nás kdykoli kontaktovat. Můžeme vám pomoci s různými věcmi, od jednorázových problémů až po pravidelnou pomoc s daňovými přiznáními a poradenství ohledně změn, které by mohly mít dopad na vaše podnikání. Stačí nám zavolat a my vám pomůžeme co nejlépe.